Manuál aktivácie a užívania elektronickej schránky pre spoločenstvá vlastníkov bytov a neb. priestorov

Členom ZLSBD pomôžeme s aktiváciou

Povinná aktivácia el. schránok pre SVBaNP sa odkladá až do prijatia potrebnej úpravy zákona.

Zahoďte svoje starosti s elektronickou schránkou a nechajte to na ZLSBD

Každé SVBaNP má už schránku zriadenú, treba ju však aktivovať.

Informácie o tom, že predsedovia spoločenstiev vlastníkov bytov a nebytových priestorov majú povinnosť aktivovať si elektronickú schránku na www.slovensko.sk vás pravdepodobne stretáva pomaly na každom kroku. Prvý stanovený termín, do ktorého bolo pre predsedov SVBaNP povinné aktivovať si elektronickú schránku bol stanovený na 1. júna 2020.

Už spočiatku sme upozorňovali kompetentné orgány na množstvo problémov súvisiacich s aktiváciou, na základe čoho nás Úrad podpredsedu vlády SR pre investície a informatizáciu pozval na pracovné stretnutie k predmetnej téme v zložení približne 15 odborníkov. Po absolvovaní niekoľkých stretnutí v Národnej agentúre pre sieťové a elektronické služby (NASES) sme vás informovali, že termín povinnej aktivácie el. schránok pre predsedov SVBaNP sa odkladá až na 1. novembra 2020.

Združenie pre lepšiu správu bytových domoch na rokovaniach poukazovalo na množstvo problémov spojených s aktiváciou, medzi ktoré patrila aj skutočnosť, že pri zápise predsedu daného spoločenstva do registra SVB sa vyžadujú iba základné údaje predsedu (meno a priezvisko a jeho trvalý pobyt) čo nie je dostatočným identifikačným údajom (akým je napríklad rodné číslo) potrebným k sprístupneniu elektronickej schránky pre toho ktorého predsedu. Je tu ale ešte jeden problém, na ktorý poukazoval predseda ZLSBD, Marek Perdík. Ako uvádza „Problémom nie je iba chýbajúca dostatočná identifikácia predsedov spoločenstiev, to je až druhoradý problém. Veľkým nedostatkom je neaktuálnosť údajov v samotnom registri SVB. Len 39% údajov je mladších ako tri roky, čo znamená, že 61% predsedov si svoju povinnosť zapísať zmenu do 30 dní do registra, nesplnilo. Aj samotná zmena v dátume opätovného vzniku funkcie je zmenou, ktorú je potrebné zaevidovať“ Ako ďalej dodáva „ak chceme aby boli elektronické schránky priradené správnym osobám v postavení predsedu spoločenstva, je najskôr nevyhnutné správne identifikovať túto skupinu osôb a za tým účelom je teda nevyhnutné aktualizovať samotný register spoločenstiev.“

Elektronickú schránku si tak mohli aktivovať iba predsedovia, ktorí tak urobili dobrovoľne na základe žiadosti, prípadne boli stotožnení na základe vlastnej aktivity.

Na tento problém ZLSBD na rokovaniach upozornilo kolégium odborníkov, na základe čoho sa štát opäť rozhodol presunúť termín aktivácie elektronických schránok pre spoločenstvá vlastníkov bytov až do prijatia potrebnej úpravy zákona, pri ktorej sa pri zápise predsedu do registra spoločenstiev vlastníkov bude vyžadovať aj identifikačný údaj, akým je rodné číslo. „Štát tak bude vedieť presne priradiť danú elektronickú schránku konkrétnemu štatutárovi a zabránime tým potenciálnym škodám, ktoré by inak mohli vzniknúť“ (Peter Kucer, poverený generálny riaditeľ sekcie ITVS MIRRI)

Pre tie spoločenstvá vlastníkov, ktorým sa podarilo aktivovať si svoju elektronickú schránku sa nič nemení, čo znamená že ich elektronická schránka je plne funkčná a aktivovaná, a teda štát s nimi bude komunikovať už iba elektronickou formou.

Ako však dosiahnuť požadovaný cieľ? Na problém poukazuje opäť Marek Perdík: „Musíme nájsť mechanizmus, ktorý prinúti zodpovedné osoby plniť si svoju povinnosť vo vzťahu k registračnému úradu. Vzhľadom k tomu, že zákon č. 182/1993 Z. z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov neobsahuje sankcie, stáva sa táto povinnosť takmer nevymožiteľnou. Uvažovali sme nad finančnými sankciami, ale toto pre mňa osobne nepredstavuje riešenie, nakoľko neexistujú kapacity na Okresných úradoch, ktoré by sankcie udeľovali a následne aj potenciálne vymáhali a tak navrhujeme otvoriť otázku vstupu takéhoto spoločenstva do likvidácie s tým, že by likvidátor mal povinnosť zvolania zhromaždenia vlastníkov za účelom „poslednej“ možnosti voľby orgánov a v prípade ak bude voľba neúspešná, bude mať kompetenciu podpísať zmluvu o výkone správy s vybraným správcom. Považujem totiž za správne, že ak si vlastníci tvoriaci spoločenstvo nie sú schopní vybrať predsedu alebo rada nie je schopná určiť člena, ktorý by ho vo funkcii dočasne zastupoval, tak takého spoločenstvo nie je schopné fungovať a je takmer zbytočné aby bolo držané pri živote umelo.“

Vybavíme všetko za vás a budete mať všetko pod kontrolou

Ak predseda SVBaNP nemá zabezpečený pravidelný prístup k počítaču alebo internetu, prípadne si nemôže alebo nechce elektronickú schránku aktivovať a spravovať sám, môže nás ako Združenie splnomocniť a ponechať tak správu elektronickej schránky na nás. Aby sme spoločenstvám vlastníkom bytov a nebytových priestorov v tejto veci boli čo najviac nápomocní a od tejto povinnosti ich svojim spôsobom odbremenili, rozhodli sme sa, že v prípade záujmu zo strany predsedov SVBaNP, nás môžu splnomocniť ako oprávnené osoby na spravovanie ich elektronických schránok.

Podmienky poskytovania služby spravovania el. schránky

Členom ZLSBD bude táto služba sprístupnená za výhodných podmienok, a to za príplatok k už existujúcemu členskému príspevku vo výške 0,20 eur/byt a nebytový priestor/mesiac. Poplatok za túto službu nie je možné uhrádzať prostredníctvom kreditu na stránke www.lepsiasprava.sk (bytíkov), ktorými disponuje každý náš člen vo výške jeho členského príspevku. V prípade spravovania vašej elektronickej schránky našim združením vám však bude výška príspevku za túto službu pripísaná v plnej výške do kreditu vo forme bytíkov, presne tak ako celý členský príspevok.

V prípade ak bude mať o túto službu záujem SVBaNP, ktoré nie je členom ZLSBD, táto služba mu bude poskytnutá za poplatok 0,40 eur/byt a nebytový priestor/mesiac. Zároveň je však pre nečlenov stanovená minimálna výška poplatku za túto službu na 100 eur na 12 mesiacov.

Aké výhody prináša spravovanie elektronickej schránky cez ZLSBD?

Ak spoločenstvu vlastníkov príde do elektronickej schránky zásielka, prepošleme ju na bežnú e-mailovú adresu predsedu a zároveň ho na doručenie došlej pošty upozorníme aj telefonicky a formou sms, čím predsedovi odpadá starosť a povinnosť pravidelne sa pomocou čítačky a občianskeho preukazu s čipom pripájať do svojej elektronickej schránky zriadenej na  www.slovensko.sk.

Naše združenie tak na seba preberie plnú zodpovednosť za správu elektronickej schránky a predsedovia tak budú mať o starosť menej. Spolupráca je založená na zmluvnom základe tak, aby boli jasne a zrozumiteľne upravené vzájomné práva a povinnosti medzi ZLSBD a spolupracujúcim spoločenstvom.

Spolupráca so ZLSBD prináša v tejto oblasti hneď niekoľko ďalších výhod:

1. nepotrebujete občiansky preukaz s čipom
2. nepotrebujete pravidelne sledovať elektronickú schránku
3. elektronickú schránku vám zadarmo aktivujeme
4. pravidelne budete informovaní o došlej pošte a o jej obsahu
5. budete mať možnosť kedykoľvek si poštu vytlačiť
6. budete mať možnosť relevantne sa poradiť o obsahu došlej pošty s našimi pracovníkmi a o možnostiach spracovania odpovede
7. budete mať možnosť kedykoľvek aj poštu naskenovať a odoslať v našej kancelárií
8. komunikácia ZLSBD s orgánmi verejnej moci je zabezpečená vyššou formou certifikácie
9. budete pravidelne informovaní o došlej pošte e-mailom a tiež formou sms
10. obsah došlej pošty vám bude odoslaný na vami uvedenú e-mailovú adresu v deň jej doručenia na www.slovensko.sk

Bezplatná aktivácia elektronickej schránky pre členov ZLSBD

Pre tých predsedov SVBaNP, ktorí majú všetky dostupné prostriedky na to, aby svoju elektronickú schránku navštevovali pravidelne, ale majú problém si ju sami aktivovať, máme tiež dobrú správu. S aktiváciou elektronickej schránky bezplatne pomôžeme každému členovi ZLSBD priamo v priestoroch našej bratislavskej kancelárie na Štefánikovej 23, ktorýkoľvek pracovný deň v čase od 9:00 – 16:00 hod.

Aktuálne a doplňujúce informácie k 16. novembru 2020

V ZLSBD si uvedomujeme množstvo problémov, ktoré z tejto povinnosti vyplývajú. Nie je ich málo a nie sú ani jednoducho riešiteľné. Aj bez šírenia nebezpečnej nákazlivej ľudskej choroby COVID-19 existuje mnoho problémov, ktoré u predsedov SVBaNP sťažujú a niektorých úplne eliminujú snahu o aktivovanie elektronickej schránky. Napriek tomu, že sme sa snažili šíriť osvetu v dostatočnom predstihu aj že sme vypracovali podrobné manuály na aktiváciu elektronických schránok nielen v textovej podobe, ale aj vo forme videomanuálov, si uvedomujeme, že pre mnohých predsedov nie je jednoduché splniť si túto povinnosť.

Aby problémov nebolo málo, v marci zasiahla Slovensko pandémia koronavírusu a vláda Slovenskej republiky bola nútená prijať mnoho opatrení, ktoré predsedom SVBaNP obmedzili a skomplikovali možnosť plynulého priebehu aktivácie el. schránok. Záujmy spoločenstiev vlastníkov a najmä našich členov nám nie sú ľahostajné a na základe medializovaných informácií a osobných stretnutí s orgánmi verejnej moci sa nám podarilo docielilť odklad termínu povinnej aktivácie elektronickej schránky, a to poukázaním na reálne problémy reálnych ľudí, vychádzajúce priamo z praxe.

2. júna 2020 predseda združenia JUDr. Mgr. Marek Perdík absolvoval na Úrade podpredsedu vlády pre investície a informatizáciu spoločne so zástupcami Národnej agentúry pre sieťové a elektronické služby rokovanie o problémoch týkajúcich sa povinnej aktivácie el. schránok.

Výsledkom tohto rokovania je odklad termínu povinnej aktivácie el. schránok pre predsedov SVBaNP k 1. novembru 2020!!!

Je dôležité si uvedomiť, že predsedovia spoločenstiev vlastníkov bytov a nebytových priestorov nesú plnú zodpovednosť za škody spôsobené spoločenstvu porušením svojich povinností podľa § 7c ods. 4 Bytového zákona. To znamená, že ak si predseda neaktivuje elektronickú schránku, nebude tak mať možnosť dostať sa do nej a preberať elektronickú poštu. Ak nevybaví danú vec, ktorá mu bola doručená do elektronickej schránky, lebo ju nemal možnosť prevziať zo schránky a spoločenstvu takto vznikne škoda, zodpovedá za ňu v plnom rozsahu. Na túto škodu sa nevzťahuje ani žiadne poistenie a preto je vo vašom záujme si ju aktivovať bez zbytočného odkladu.

Od 11. novembra 2020 budú všetky úradné zásielky predsedom SVBaNP zasielané výlučne elektronickou formou do elektronickej schránky na portáli slovensko.sk a od zasielania listinnej formy sa upustí úplne.

V prípade, ak predseda SVBaNP nemá prístup k počítaču alebo k internetovému pripojeniu, môže splnomocniť tretiu osobu (fyzickú alebo právnickú) na vstup do elektronickej schránky, a to prostredníctvom žiadosti „Udelenie oprávnenia fyzickej/právnickej osobe na zastupovanie subjektu“, ktorá je sprístupnená vo vašej elektronickej schránke v časti  „Nastavenia“ (ozubené koliesko) v záložke „Vytvorenie žiadosti“. Avšak, aby predsedovia mohli splnomocniť tretiu osobu, najprv si elektronickú schránku musia aktivovať! Je dôležité dbať na to, koho splnomocníte, pretože plnú zodpovednosť za komunikáciu so štátom nesie výhradne predseda SVBaNP.

Do elektronickej schránky vám budú chodiť všetky rozhodnutia zo súdov, rozhodnutia z orgánov samosprávy, z okresných úradov či elektronická pošta zo sociálnej poisťovne. Ešte raz upozorňujeme, že štát a orgány verejnej moci budú s vami po 11. novembri komunikovať výhradne prostredníctvom zasielania pošty do vašich elektronických schránok! 

Ak si elektronickú schránku na portáli slovensko.sk nestihnete aktivovať do 11. novembra 2020, štát vám umelo vytvorí elektronickú schránku, ktorá však nebude aktívna. Na to, aby ste sa do nej dostali a mohli s orgánmi verejnej moci komunikovať, budete si musieť túto elektronickú schránku aj tak aktivovať. Za nedodržanie termínu aktivácie elektronickej schránky síce nehrozia žiadne finančné sankcie, ale škoda, ktorú spoločenstvu môžete ako predseda nepreberaním dôležitých úradných zásielok spôsobiť, je nevyčísliteľná a môže sa pohybovať v niekoľko ciferných číslach. 

Všeobecné stručné informácie o elektronickej schránke

Elektronická komunikácia s orgánmi verejnej moci sa postupne stáva realitou. Je nutné kráčať s dobou a prijať fakt, že ak uprednostníme elektronickú komunikáciu, ušetríme čas, ktorý by strávili na úradoch, pošte a pod.. Komunikácia s úradmi sa zefektívni, zrýchli a zjednoduší a znížia sa náklady za jednotlivé poplatky. Dobrovoľnosť elektronickej komunikácie sa postupne nahrádza povinnosťou.

Aktivácia elektronických schránok na doručovanie sa v prípade právnických osôb, ktoré nemajú dobrovoľne aktivovanú elektronickú schránku a nie sú zapísané v obchodnom registri (a teda pre spoločenstvá vlastníkov bytov a nebytových priestorov), začne 1. novembra 2020 a skončí  prvým prístupom oprávnenej osoby do elektronickej schránky, najneskôr však uplynutím desiateho dňa odo dňa vykonania úkonu správcu, a teda 11. novembra 2020. Tieto subjekty si budú môcť do uvedeného termínu svoje elektronické schránky aktivovať na doručovanie úradných rozhodnutí dobrovoľne, a to prostredníctvom na to určenej funkcie elektronickej schránky. 

Zriadenie elektronických schránok upravuje zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente). Elektronické schránky zriaďuje Úrad podpredsedu vlády SR pre investície a informatizáciu pre fyzické osoby, fyzické osoby – podnikateľov, právnické osoby, orgány verejnej moci a subjekty medzinárodného práva.

Čo potrebujem, ak sa chcem prihlásiť do elektronickej schránky?

• Občiansky preukaz s elektronickým čipom – občiansky preukaz si vybavíte na oddelení dokladov okresného riaditeľstva polície. Za vydanie nového občianskeho preukazu zaplatíte 4,50 eura. 
• Bezpečnostný osobný kód (BOK) – 6-miestny kód potrebný na prihlasovanie, ktorý slúži na potvrdenie totožnosti držiteľa občianskeho preukazu s čipom pri elektronickej komunikácii. BOK si sami zvolíte pri preberaní vášho občianskeho preukazu s čipom na ktoromkoľvek oddelení dokladov okresného riaditeľstva Policajného zboru.
• Čítačku elektronických kariet – dostanete zadarmo na oddelení dokladov.
• Nainštalovaný príslušný softvér –  na prihlasovanie (eID klient), na podpisovanie (D.Signer/XAdES) a ovládač na čítačku kariet. Softvér je možné bezplatne stiahnuť z portálu Ministerstva vnútra SR alebo zo stránky ústredného portálu verejnej správy.

Jednou z výhod používania elektronických schránok je nepochybne prístupnosť. Podanie je možné zaslať z domu, alebo kancelárie, pričom potrebujete len počítač, prístup k internetu, príslušný softvér, občiansky preukaz s čipom a bezpečnostným osobným kódom. Ďalšou výhodou je finančná a časová úspora. Elektronické podanie je spoplatnené polovičnou sadzbou správneho poplatku, na rozdiel od rovnakého podania, ktoré sa realizuje v listinnej podobe. Podanie je možné zaslať kedykoľvek počas dňa, bez zdĺhavého čakania v rade, alebo obmedzenia úradných hodín. Medzi plusy elektronickej komunikácie patrí aj bezpečnosť, ktorá funguje na podobných princípoch ako elektronické bankovníctvo. Doručovanie v rámci tohto modulu je garantované zo zákona. 

Na čo si dávať pozor?

Nastavené notifikácie na prijaté správy v elektronickej schránke vám oznámia, že do elektronickej schránky vám nejaká správa prišla. Správy prijaté do elektronickej schránky môžu mať dvojaký charakter: „bežné“ a „do vlastných rúk“. Bežné správy sa považujú za doručené v deň nasledujúci po dni, kedy vám boli doručené. Správy doručované do vlastných rúk majú väčšinou veľmi dôležitý obsah. Považujú sa za doručené až vtedy, keď potvrdíte ich elektronickú doručenku, bez ktorej sa vám ich obsah nezobrazí. Ak ale elektronickú doručenku nepotvrdíte do 15 dní odo dňa nasledujúceho po dni uloženia elektronickej správy vo vašej schránke, uplatní sa fikcia doručenia (správa sa bude považovať za doručenú aj vtedy, keď si ju neprečítate). Žiadna notifikácia vás ale už na blížiaci sa koniec termínu na prečítanie správy doručovanej „do vlastných rúk“ neupozorní. Môže sa stať, že na takúto dôležitú správu zabudnete a neprečítate si ju včas. Je preto potrebné prezerať poštu v úradnej elektronickej schránke pravidelne, prípadne na to poveriť inú osobu v nastaveniach. Ak si neotvoríte svoju elektronickú schránku, môžete zmeškať dôležitú lehotu pre uplatnenie vášho práva napríklad zo súdu.

Súd alebo iný orgán verejnej moci môžu doručovať do elektronickej schránky rozhodnutia, žiadosti, vyjadrenia, stanoviská, alebo iný dokument. Rozhodnutím môže byť napríklad rozsudok alebo platobný rozkaz. Ďalšou zaslanou písomnosťou môže byť výzva zo súdu na zaplatenie súdneho poplatku prípadne výzva na doplnenie podania. Súd tiež týmto spôsobom môže požiadať o ďalšie skutkové tvrdenia týkajúce sa sporu. Ak súd zašle rozhodnutie, alebo výzvu do aktivovanej elektronickej schránky, má to rovnaké účinky, ako keď je takáto písomnosť doručená v obálke do poštovej schránky. Znamená to, že napríklad po doručení rozsudku do elektronickej schránky a po jeho prečítaní, alebo uplynutí lehoty uloženia, začína plynúť lehota na podanie opravného prostriedku. Preto je dôležité pravidelne kontrolovať elektronickú schránku, aby neprišlo k zmeškaniu lehoty pre uplatnenie práva, napr. na podanie opravného prostriedku proti rozsudku. 

Ak chcete, aby niekto namiesto vás kontroloval vašu elektronickú schránku (napríklad ak ste nejaký čas na dovolenke alebo z iných dôvodov nedostupný), môžete mu na to udeliť oprávnenie. Oprávnenie sa udeľuje jednoducho, cez na to určenú funkciu nachádzajúcu sa priamo v elektronickej schránke. V udelenom oprávnení môžete určiť aj jeho rozsah, čiže či oprávnená osoba môže v elektronickej schránke robiť všetky úkony alebo napríklad len čítať správy. Dôležité je, že oprávnenie na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou môžete udeliť jedine tej osobe, ktorá má elektronický občiansky preukaz a vie sa s ňou prihlásiť do vlastnej elektronickej schránky, teda musí mať čítačku čipových kariet a nainštalovanú aplikáciu eID klient.

Pozrite si prednášku o povinnosti aktivácie elektronickej schránky
z nášho archívu online semináru

prednáša JUDr. Mgr. Marek Perdík predseda ZLSBD