Manuál aktivácie a užívania elektronickej schránky pre spoločenstvá vlastníkov bytov a neb. priestorov

Aktuálne a doplňujúce informácie k 25. máju 2020

Termín, do ktorého je pre predsedov SVBaNP povinné aktivovať si elektronickú schránku na portáli slovensko.sk sa blíži. Na jej aktiváciu vám zostávajú posledné dni. Do združenia nám denne prichádza mnoho otázok ohľadom jej aktivácie. Čo vám hrozí, ak si schránku neaktivujete alebo aké iné sú možnosti, ak nemáte možnosť pravidelne navštevovať elektronickú schránku? V nasledujúcich odsekoch si vám prinášame odpovede na tie najčastejšie otázky.

Je dôležité si uvedomiť, že predsedovia spoločenstiev vlastníkov bytov a nebytových priestorov nesú plnú zodpovednosť za škody spôsobené spoločenstvu porušením svojich povinností podľa § 7c ods. 4 Bytového zákona. To znamená, že ak si predseda neaktivuje elektronickú schránku, nebude tak mať možnosť dostať sa do nej a preberať elektronickú poštu. Ak nevybaví danú vec, ktorá mu bola doručená do elektronickej schránky, lebo ju nemal možnosť prevziať zo schránky a spoločenstvu takto vznikne škoda, zodpovedá za ňu v plnom rozsahu. Na túto škodu sa nevzťahuje ani žiadne poistenie a preto je vo vašom záujme si ju aktivovať bez zbytočného odkladu.

Od 11. júna 2020 budú všetky úradné zásielky predsedom SVBaNP zasielané výlučne elektronickou formou do elektronickej schránky na portáli slovensko.sk a od zasielania listinnej formy sa upustí úplne.

V prípade, ak predseda SVBaNP nemá prístup k počítaču alebo k internetovému pripojeniu, môže splnomocniť tretiu osobu (fyzickú alebo právnickú) na vstup do elektronickej schránky, a to prostredníctvom žiadosti „Udelenie oprávnenia fyzickej/právnickej osobe na zastupovanie subjektu“, ktorá je sprístupnená vo vašej elektronickej schránke v časti  „Nastavenia“ (ozubené koliesko) v záložke „Vytvorenie žiadosti“. Avšak, aby predsedovia mohli splnomocniť tretiu osobu, najprv si elektronickú schránku musia aktivovať! Je dôležité dbať na to, koho splnomocníte, pretože plnú zodpovednosť za komunikáciu so štátom nesie výhradne predseda SVBaNP.

Do elektronickej schránky vám budú chodiť všetky rozhodnutia zo súdov, rozhodnutia z orgánov samosprávy, z okresných úradov či elektronická pošta zo sociálnej poisťovne. Ešte raz upozorňujeme, že štát a orgány verejnej moci budú s vami po 11. júni komunikovať výhradne prostredníctvom zasielania pošty do vašich elektronických schránok

Ak si elektronickú schránku na portáli slovensko.sk nestihnete aktivovať do 11. júna 2020, štát vám umelo vytvorí elektronickú schránku, ktorá však nebude aktívna. Na to, aby ste sa do nej dostali a mohli s orgánmi verejnej moci komunikovať, budete si musieť túto elektronickú schránku aj tak aktivovať. Za nedodržanie termínu aktivácie elektronickej schránky síce nehrozia žiadne finančné sankcie, ale škoda, ktorú spoločenstvu môžete ako predseda nepreberaním dôležitých úradných zásielok spôsobiť, je nevyčísliteľná a môže sa pohybovať v niekoľko ciferných číslach. 

Všeobecné stručné informácie o elektronickej schránke

Elektronická komunikácia s orgánmi verejnej moci sa postupne stáva realitou. Je nutné kráčať s dobou a prijať fakt, že ak uprednostníme elektronickú komunikáciu, ušetríme čas, ktorý by strávili na úradoch, pošte a pod.. Komunikácia s úradmi sa zefektívni, zrýchli a zjednoduší a znížia sa náklady za jednotlivé poplatky. Dobrovoľnosť elektronickej komunikácie sa postupne nahrádza povinnosťou.

Aktivácia elektronických schránok na doručovanie sa v prípade právnických osôb, ktoré nemajú dobrovoľne aktivovanú elektronickú schránku a nie sú zapísané v obchodnom registri (a teda pre spoločenstvá vlastníkov bytov a nebytových priestorov), začne 1. júna 2020 a skončí  prvým prístupom oprávnenej osoby do elektronickej schránky, najneskôr však uplynutím desiateho dňa odo dňa vykonania úkonu správcu, a teda 11. júna 2020. Tieto subjekty si budú môcť do uvedeného termínu svoje elektronické schránky aktivovať na doručovanie úradných rozhodnutí dobrovoľne, a to prostredníctvom na to určenej funkcie elektronickej schránky. 

Zriadenie elektronických schránok upravuje zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente). Elektronické schránky zriaďuje Úrad podpredsedu vlády SR pre investície a informatizáciu pre fyzické osoby, fyzické osoby – podnikateľov, právnické osoby, orgány verejnej moci a subjekty medzinárodného práva.

Čo potrebujem, ak sa chcem prihlásiť do elektronickej schránky?

  • Občiansky preukaz s elektronickým čipom – občiansky preukaz si vybavíte na oddelení dokladov okresného riaditeľstva polície. Za vydanie nového občianskeho preukazu zaplatíte 4,50 eura. 
  • Bezpečnostný osobný kód (BOK) – 6-miestny kód potrebný na prihlasovanie, ktorý slúži na potvrdenie totožnosti držiteľa občianskeho preukazu s čipom pri elektronickej komunikácii. BOK si sami zvolíte pri preberaní vášho občianskeho preukazu s čipom na ktoromkoľvek oddelení dokladov okresného riaditeľstva Policajného zboru.
  • Čítačku elektronických kariet – dostanete zadarmo na oddelení dokladov.
  • Nainštalovaný príslušný softvér –  na prihlasovanie (eID klient), na podpisovanie (D.Signer/XAdES) a ovládač na čítačku kariet. Softvér je možné bezplatne stiahnuť z portálu Ministerstva vnútra SR alebo zo stránky ústredného portálu verejnej správy.

Jednou z výhod používania elektronických schránok je nepochybne prístupnosť. Podanie je možné zaslať z domu, alebo kancelárie, pričom potrebujete len počítač, prístup k internetu, príslušný softvér, občiansky preukaz s čipom a bezpečnostným osobným kódom. Ďalšou výhodou je finančná a časová úspora. Elektronické podanie je spoplatnené polovičnou sadzbou správneho poplatku, na rozdiel od rovnakého podania, ktoré sa realizuje v listinnej podobe. Podanie je možné zaslať kedykoľvek počas dňa, bez zdĺhavého čakania v rade, alebo obmedzenia úradných hodín. Medzi plusy elektronickej komunikácie patrí aj bezpečnosť, ktorá funguje na podobných princípoch ako elektronické bankovníctvo. Doručovanie v rámci tohto modulu je garantované zo zákona. 

Na čo si dávať pozor?

Nastavené notifikácie na prijaté správy v elektronickej schránke vám oznámia, že do elektronickej schránky vám nejaká správa prišla. Správy prijaté do elektronickej schránky môžu mať dvojaký charakter: „bežné“ a „do vlastných rúk“. Bežné správy sa považujú za doručené v deň nasledujúci po dni, kedy vám boli doručené. Správy doručované do vlastných rúk majú väčšinou veľmi dôležitý obsah. Považujú sa za doručené až vtedy, keď potvrdíte ich elektronickú doručenku, bez ktorej sa vám ich obsah nezobrazí. Ak ale elektronickú doručenku nepotvrdíte do 15 dní odo dňa nasledujúceho po dni uloženia elektronickej správy vo vašej schránke, uplatní sa fikcia doručenia (správa sa bude považovať za doručenú aj vtedy, keď si ju neprečítate). Žiadna notifikácia vás ale už na blížiaci sa koniec termínu na prečítanie správy doručovanej „do vlastných rúk“ neupozorní. Môže sa stať, že na takúto dôležitú správu zabudnete a neprečítate si ju včas. Je preto potrebné prezerať poštu v úradnej elektronickej schránke pravidelne, prípadne na to poveriť inú osobu v nastaveniach. Ak si neotvoríte svoju elektronickú schránku, môžete zmeškať dôležitú lehotu pre uplatnenie vášho práva napríklad zo súdu.

Súd alebo iný orgán verejnej moci môžu doručovať do elektronickej schránky rozhodnutia, žiadosti, vyjadrenia, stanoviská, alebo iný dokument. Rozhodnutím môže byť napríklad rozsudok alebo platobný rozkaz. Ďalšou zaslanou písomnosťou môže byť výzva zo súdu na zaplatenie súdneho poplatku prípadne výzva na doplnenie podania. Súd tiež týmto spôsobom môže požiadať o ďalšie skutkové tvrdenia týkajúce sa sporu. Ak súd zašle rozhodnutie, alebo výzvu do aktivovanej elektronickej schránky, má to rovnaké účinky, ako keď je takáto písomnosť doručená v obálke do poštovej schránky. Znamená to, že napríklad po doručení rozsudku do elektronickej schránky a po jeho prečítaní, alebo uplynutí lehoty uloženia, začína plynúť lehota na podanie opravného prostriedku. Preto je dôležité pravidelne kontrolovať elektronickú schránku, aby neprišlo k zmeškaniu lehoty pre uplatnenie práva, napr. na podanie opravného prostriedku proti rozsudku. 

Ak chcete, aby niekto namiesto vás kontroloval vašu elektronickú schránku (napríklad ak ste nejaký čas na dovolenke alebo z iných dôvodov nedostupný), môžete mu na to udeliť oprávnenie. Oprávnenie sa udeľuje jednoducho, cez na to určenú funkciu nachádzajúcu sa priamo v elektronickej schránke. V udelenom oprávnení môžete určiť aj jeho rozsah, čiže či oprávnená osoba môže v elektronickej schránke robiť všetky úkony alebo napríklad len čítať správy. Dôležité je, že oprávnenie na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou môžete udeliť jedine tej osobe, ktorá má elektronický občiansky preukaz a vie sa s ňou prihlásiť do vlastnej elektronickej schránky, teda musí mať čítačku čipových kariet a nainštalovanú aplikáciu eID klient.

Pozrite si prednášku o povinnosti aktivácie elektronickej schránky
z nášho archívu online semináru

prednáša JUDr. Mgr. Marek Perdík predseda ZLSBD

Viac nezobrazovať