Rozsah ochrany osobných údajov na účel výkonu správy bytového domu je vymedzený v § 9 ods. 3 zákona č. 182/1993 Z. z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov (ďalej ako „BytZ“), v zmysle ktorého “správca alebo spoločenstvo oprávnené je na účely správy domu spracúvať osobné údaje vlastníkov bytov a nebytových priestorov v dome v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa trvalého alebo prechodného pobytu, číslo bytu, telefónne číslo, elektronická adresa, číslo účtu a kód banky”. Podpis vlastníka ale v tomto rozsahu nie je uvedený, aj keď je na účely výkonu správy nevyhnutný.

Nedostatočná úprava v zákone o vlastníctve bytov a neb. priestorov

Ustanovenie § 9 ods. 3 BytZ predstavuje zákonný základ spracúvania osobných údajov v zmysle § 13 ods. 1 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov. Ak teda samotný zákon oprávňuje osobu (sprostredkovateľa alebo prevádzkovateľa) k spracúvaniu určitých osobných údajov, nie je k tomuto kroku potrebný súhlas dotknutej osoby, teda vlastníka bytu a nebytového priestoru. Vzhľadom na to, že v rozsahu podľa BytZ nie je uvedený podpis vlastníka ako jeho osobný údaj, gramatickým výkladom zákona je veľmi ľahké postupovať v zmysle § 14 zákona o ochrane osobných údajov, a teda požadovať k jeho spracúvaniu súhlas. Ak je spracúvanie osobných údajov založené na súhlase dotknutej osoby, prevádzkovateľ je povinný kedykoľvek vedieť preukázať, že dotknutá osoba poskytla súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov (§ 14 ods. 1). Ak prevádzkovateľ žiada o udelenie súhlasu na spracovanie osobných údajov dotknutú osobu, tento súhlas musí byť odlíšený od iných skutočností a musí byť vyjadrený jasne a v zrozumiteľnej a ľahko dostupnej forme (§ 14 ods. 2).

Vyššie popísaný postup v praxi znamená, že pri spracúvaní podpisu vlastníka je nevyhnutné mu samostatne predložiť listinu vyjadrujúcu súhlas na spracovanie jeho podpisu, ktorú by mal vlastník podpísať a až následne je správca oprávnený spracúvať takýto osobný údaj. Súhlas nemôže byť súčasťou inej dokumentácie, napr. hlasovacej listiny alebo prezenčnej listiny. Teda na to, aby mohol vlastník podpísať buď prezenčnú listinu alebo hlasovaciu listinu, musel by najskôr podpísať súhlas so spracúvaním jeho podpisu ako osobného údaja. Pri podpise je situácia zaujímavejšia o to viac, že súhlas k jeho spracúvaniu by sa udeloval samotným podpisom dokumentu obsahujúci súhlas k jeho spracúvaniu.

Podpis vlastníka je na účel výkonu správy nevyhnutný